Factura către persoană fizică: când trebuie să emiți și când nu

După generalizarea RO e‑Factura la B2C și schimbarea cotelor de TVA (21% din 1 august 2025), regulile practice „bon vs factură” merită re‑așezate. De la 1 ianuarie 2025, mulți antreprenori au înțeles greșit că vor trebui să emită facturi pentru absolut toate tranzacțiile cu clienți persoane fizice.

Dar există situații clare în care legea spune că nu trebuie să emiți factură și situații în care o emiți doar dacă persoana fizică ți-o cere. În funcție de business-ul tău, e esențial să știi în care categorie te încadrezi.

Când este OBLIGATORIU să emiți factură?

Codul Fiscal (art. 319 alin. 6, lit. a) spune clar: trebuie să emiți facturi pentru toate livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate, indiferent cine este clientul – persoană fizică sau juridică, din România, UE sau non-UE. Astfel, trebuie să emiți factură către persoană fizică:

• La solicitarea clientului — indiferent că ai emis bon; emiti factură în termenul legal.
• Când nu folosești AMEF (te încadrezi la excepții: de ex., încasări exclusiv prin bancă/online, fără numerar la punctul de lucru etc.) — factura devine documentul fiscal principal.
• Online/e‑commerce / servicii 100% la distanță — dacă nu ai obligația casei de marcat (ex.: plăți doar online, fără numerar), emite factură.
• Avansuri — când încasezi avans pentru o livrare/prestare viitoare, emiti factura de avans.

Dar, foarte important: există și excepții clare de la această regulă.

Când este suficient bonul fiscal?

În relația cu persoane fizice (B2C), pentru vânzări directe și încasări cu numerar/POS la punctul de lucru, regula este bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal (AMEF).

Exemple unde rămâi pe bon fiscal: retail clasic, cafenea/restaurant, frizerie/salon, service auto, transport taxi, bilete la evenimente (unde există regim special), vânzări din automate cu numerar etc.

Când NU trebuie să emiți factură deloc?

Iată situațiile în care nu ești obligat să emiți factură, chiar dacă clientul o cere:

• Servicii medicale și stomatologice
• Învățământ, meditații, servicii de asistență și protecție socială
• Servicii radio-TV (non-comerciale)
• Servicii financiar-bancare, asigurări
• Pariuri, loterie și jocuri de noroc
• Arendare, concesionare și leasing imobiliar (cu anumite excepții)

Când emiți factură DOAR LA CEREREA clientului persoană fizică?

În cazurile de mai jos, emiterea facturii devine obligatorie doar când clientul persoana fizică o solicită explicit:

• Comerț cu amănuntul și prestări servicii pentru care emiți deja bon fiscal
• Livrări pentru care se emit bilete (târguri, expoziții, muzee, transport persoane)
• Vânzări prin automate comerciale, reîncărcare cartele, parcare automată
• Livrare de energie electrică de către prosumatori

Ține minte: obligația de a transmite factura în e-Factura nu creează și obligația de a o emite în primul rând. Doar dacă emiți factura (pentru că ești obligat sau pentru că ți-a cerut clientul), trebuie să o trimiți și în sistem.

Pași simpli de urmat:

1. Verifică dacă ești obligat să emiți factură conform legii
2. Dacă da, emite factura și trimite-o clientului așa cum v-ați înțeles
3. Apoi, încarcă factura în sistemul e-Factura

Reguli pentru profesiile liberale

Dacă ești psiholog, avocat, notar, medic sau ai altă profesie liberală, vestea bună e că nu ești obligat să emiți factură. Pentru încasări în numerar, chitanța e suficientă.

În plus, dacă serviciile tale sunt scutite de TVA (conform art. 292 din Codul Fiscal), chiar dacă emiți o factură unei persoane fizice, nu ești obligat să o încarci în Spațiul Privat Virtual.

Concluzionând, cel mai bine e să-ți cunoști bine domeniul de activitate și regulile fiscale care ți se aplică în relația cu clienții persoane fizice. Nu-ți complica viața cu proceduri inutile când nu e cazul. Simplifică-ți procesele administrative și concentrează-te pe ce contează cu adevărat: dezvoltarea afacerii tale.