Cele mai bune tool-uri digitale pentru antreprenori

În ultimii ani, nevoia de digitalizare s-a resimțit tot mai mult în mediul de afaceri, indiferent de business, sau de nișă. Transformarea digitală este o măsură administrativă pe care fiecare antreprenor trebuie să o implementeze în vederea optimizării afacerii. Iată care sunt cele mai bune tool-uri digitale pentru antreprenori de care te poți folosi în procesul de digitalizare a companiei tale.

Ce este digitalizarea unei afaceri?

Digitalizarea reprezintă procesul prin care tehnologia digitală înlocuiește anumite procese din business, în scopul optimizării și a scalării afacerii.

Ce procese poți automatiza în afacerea ta? 

Cel puțin ultimii doi ani au fost decisivi pentru evoluția business-urilor! Tehnologia a acaparat tot mai mult teren indiferent de nișă, sau de tipul companiei. Dacă la început a existat o oarecare reticență în fața schimbării, s-a observat că digitalizarea anumitor procese este benefică pentru scalarea afacerii și optimizarea rezultatelor. 

Vrei să începi o afacere și îți dorești să automatizezi anumite procese? Iată care sunt procesele care pot fi digitalizate și de ce unelte ai nevoie:

1. facturare
2. marketing
3. organizare
4. comunicare
5. încasări

Care sunt cele mai utile tool-uri digitale pentru antreprenori?

Indiferent de tipul afacerii, digitalul are rolul de a te ajuta în facilitarea unor procese și astfel, îți poți permite mai mult timp pentru elaborarea unor strategii de maximizare a profitului. Cum poți să-ți automatizezi cât mai bine afacerea? Poți folosi câteva din următoarele tool-uri digitale:

Unelte digitale pentru facturare

Indiferent de numărul clienților lunari, facturarea în Word, Excel, sau mai rău, de mână trebuie să nu mai fie o soluție pentru tine. Folosește un program de facturare care îți permite emiterea facturii în doar câteva secunde, cu numai 3-4 click-uri. În plus, ușurează foarte mult și contabilitatea afacerii. 

Mai mult, programele de facturare îți pot permite facturarea automată care presupune 

• procesarea comenzii de la client
• generarea automată a facturii pe baza datelor din comandă
• trimiterea pe email a facturii către client

Un astfel de program este util în special pentru magazinele online unde există un număr mediu/mare de clienți unici pe lună.

Câteva tool-uri utile pentru facturare:

1. Smartbill
2. Keez
3. Ciel
4. Saga Software
5. StartCo 

Unelte digitale pentru comunicare

Unul dintre procesele care au nevoie de digitalizare este cu siguranță relația cu echipa. Iată câteva unelte digitale care îți facilitează comunicarea și colaborarea cu membrii echipei, fără a mai depinde de locație:

1. Dropbox – unul dintre cele mai populare servicii de păstrare online a fișierelor.
2. Google Drive – serviciu oferit de către Google pentru a păstra fișiere online; poate fi folosit doar cu o adresă de Gmail
3. Wetransfer – trimite fișiere online, până în limita a 2 GB
4. Amazon S3 – cel mai cunoscut și mai folosit serviciu de cloud (de păstrare online a datelor)
5. Google Hangouts/ Zoom/ Skype/ Google Meet  – pentru ședințe online
6. Team Viewer/ Anydesk – permite controlul de la distanță al unui PC, dar mai poate fi folosit și pentru partajarea desktopului sau pentru ședințe online, ori pentru transferul fișierelor între calculatoare
7. Slack – este un instrument digital care facilitează comunicarea între membrii echipei. Îți oferă posibilitatea să faci grupuri, dar totodată poți să ai discuții private. Un mare avantaj este acela că poți să-l integrezi cu alte servicii de socializare sau de business și astfel, poți primi atât mesaje interne, cât și notificări de la alte conturi precum: Twitter, Google Drive, Dropbox etc.
8. Boomerang – extensie de Gmail ca să programezi mesaje și remindere pentru mesaje
9. Evernote – o soluție pentru a salva notițe, idei și a le ține într-un singur loc

Unelte digitale pentru productivitate și organizare

Datorită tehnologiei poți colabora cu persoanele potrivite, fără a depinde de locația acestora. În plus, poți organiza cu succes sarcinile de lucru și poți analiza în timp real nivelul productivității echipei. Iată câteva servicii digitale care te pot ajuta să te organizezi și să lucrezi într-un mod productiv:

1. Workflowy – aplicație online care îți permite să creezi liste și să le gestionezi împreună cu alți membri ai echipei tale. Este perfect în special pentru proiecte mari
2. Trello/ Clickup – organizezi toate detaliile proiectelor și le folosești online împreună cu colaboratorii tăi
3. Google Calendar – permite organizarea online a sarcinilor; îți poți stabili și gestiona mai bine ședințele, întâlnirile, obiectivele, evenimentele, lista de activități 
4. Asana – gestionare online a proiectelor și colaboratorilor
5. Rapportive – extensie de Gmail cu mai multe informații despre interlocutor, direct din Gmail
6. Get Pocket – îți poți salva articolele interesante ca să le citești mai târziu 
7. Google Tasks – este disponibil în Gmail și este o aplicație pentru programarea sarcinilor, integrată în Google Calendar
8. Toggl – îți poate măsura timpul lucrat la orice proiect, pentru că tu să îți poți crea un raport cât mai precis
9. RescueTime – este un instrument util și eficient pentru monitorizarea activității zilnice, care detectează aplicațiile și website-urile deschise pe PC sau smartphone, și măsoară timpul petrecut în fiecare dintre ele
10. Loom – pentru înregistrări de ecran/tutoriale; este util mai ales dacă echipa ta lucrează în sistem remote sau hibrid.

Unelte digitale pentru încasări

Pentru o mai bună evidență financiară și pentru o identificare rapidă și la timp a eventualelor probleme sau dezechilibre financiare ale afacerii, ai nevoie de informații actualizate privind încasările. Pentru asta, poți alege să folosești unul dintre tool-urile de mai jos:

1. Stripe – este o platformă internațională pentru facilitarea plăților de către clienți
2. EuPlătesc.ro/ PayU/ MobilPay – sunt platforme locale pentru procesarea plăților de către clienți

Unelte digitale pentru marketing

Indiferent că ai o afacere în marketing, sau doar îți promovezi afacerea, te poți folosi de anumite unelte digitale precum:

1. MailChimp – pentru a trimite newsletter. MailChimp este unul dintre cele mai populare servicii online de creare de campanii prin email. Îți oferă posibilitatea de a personaliza conținutul unei campanii, stabilind inclusiv un stil vizual care să te reprezinte.
2. ActiveCampaign/ Campayn/ Sendinblue – sunt alternative pentru MailChimp pentru email marketing 
3. IFTTT – leagă între ele servicii online și automatizează procese
4. Hootsuite – gestionează profilele sociale dintr-un singur loc. Cu ajutorul său se pot programa mesaje și se poate analiza traficul de pe rețelele sociale. Interfața Hootsuite permite integrarea: Facebook, Twitter, LinkedIn, MySpace, WordPress, Fourssquare, iar prin folosirea directorului de aplicații se pot integra și Youtube, Tumblr, Instagram sau MailChimp.
5. Shared Count – este un instrument gratuit de analiză Facebook care monitorizează numărul de aprecieri și de comentarii 
6. Snip.ly – este un instrument de marketing care permite inserarea pe orice website a unui pop-up propriu de tipul call-to-action
7. Bit.ly  – scurtează orice link și îți arată câți oameni au dat click pe el
8. Google Analytics – este cea mai cunoscută platformă de analiză a traficului pe website sau pe aplicații mobile; cu ajutorul acestui instrument poți analiza traficul și astfel poți obține informații despre numărul de utilizatori unici, numărul de vizite, rata de respingere (bounce rate), rata de conversie sau cât la sută din vizitatori au făcut o achiziție sau o acțiune predefinită pe site
9. Hotjar – este instrumentul potrivit pentru analizarea comportamentului utilizatorilor
10. Google Keyword Planner – cu ajutorul acestui instrument poți să afli ce caută clienții tăi pe internet; te ajută foarte mult în optimizarea SEO a site-ului sau articolelor pe blog
11. Keywordtool.io – este o alternativă bună pentru Google Keyword Planner
12. Pixlr – un instrument digital pentru editarea online a fotografiilor pentru site 
13. Canva – dacă vrei să implementezi un proces rapid de realizare a designului pentru postările de pe rețelele sociale, Canva îți oferă un raport calitate-preț excelent. Aplicația este foarte ușor de folosit, iar prin intermediul său poți crea diverse materiale: felicitări, postări foto, video și stories pentru rețelele sociale, logo-uri, meniuri, orare, infografice, moodboards, videoclipuri.
14. Image Optimizer/ Compress PNG – instrumente utile pentru optimizarea imaginilor
15. PDF Converter – un instrument care creează pdf-uri din aproximativ orice tip de fișier. Poți comprima fișiere pdf, le poți separa sau alătura. În plus, mai poți converti și alte fișiere: JPG în word, pdf în Excel, pdf în PNG etc.
16. Google Ads și Facebook Ads – două instrumente utile pentru implementarea și monitorizarea campaniilor de promovare PPC pe cele două platforme. Promovarea prin Google Ads se axează pe calitatea și relevanța unui anunț, pe experiența pe care o va avea utilizatorul și pe conținutul unui site, pe când cea prin anunțurile Facebook are un impact vizual mai puternic bazându-se pe comportamentul utilizatorului și pe aprecieri.

Gestionarea unei afaceri nu trebuie să fie un factor de stres pentru antreprenor. Caută soluțiile potrivite pentru optimizarea activității și automatizează cât mai multe procese folosind tool-urile prezentate.