Dosarul personal al salariatului: ce este, ce trebuie să conțină și unde se păstrează

Dacă ai angajați (chiar și unul singur), există un lucru pe care ITM îl cere aproape din reflex la control: dosarul personal al salariatului.

Pe scurt, dosarul de salariat este povestea în acte a relației de muncă: de la documentele de angajare și contractul individual de muncă, până la actele de modificare/suspendare/încetare și toate documentele care justifică ce ai completat în REGES-ONLINE.

Citește în continuare și află tot ce trebuie să știi despre dosarul personal al salariatului, ce este și ce trebuie să conțină. 

Ce este dosarul personal al salariatului?

Concret, este un dosar care cuprinde toate documentele care au legătură cu angajatul, de la CV și fișa de instruire, până la actele cu privire la suspendarea sau încetarea CIM. 

În conformitate cu prevederile HG nr. 295/2025 (REGES-ONLINE), ai obligația legală de a întocmi un dosar personal pentru fiecare salariat și să-l păstrezi în bune condiții, la sediu (sau la sediul secundar/punctul de lucru, dacă acolo e delegată competența de angajare).

De reținut:

• Dosarul personal al salariatului trebuie prezentat inspectorilor ITM, la solicitarea acestora.
• HG 295/2025 prevede explicit obligația de a întocmi dosarul de personal în format electronic, cu respectarea regulilor de arhivare electronică.
• Separat de dosarul mare, Codul muncii impune să ai o copie a CIM la locul de muncă pentru salariații care lucrează acolo (nerespectarea se sancționează cu amendă de 10.000 lei). Practic, dacă ai echipe pe teren sau mai multe puncte de lucru, e util să ai un mini-dosar la locație: copie CIM + fișa postului + dovada instruirii SSM/PSI (în funcție de organizarea ta internă).

Ce trebuie să conțină dosarul personal al salariatului?

Conform HG 295/2025, exista o listă minimă: acte de angajare, CIM, acte adiționale, documente de studii/calificări și documente care justifică legalitatea completării în registru. Dar pentru un dosar curat la control, e mai ușor să-l structurezi pe etape:

1) Documente înainte/în momentul angajării (acte de bază)

• copie CI/pașaport + documente de stare civilă (unde e cazul)
• CV / cerere angajare (dacă le colectezi)
• copii acte de studii / calificări / atestate (în copie, nu original)
• aviz de angajare / permis de muncă (pentru non-UE, dacă e cazul)
• fișa de aptitudine de la medicina muncii (un exemplar rămâne la angajator)
• fișa de instruire SSM (și, după caz, PSI/SU) – ținută de la angajare până la încetarea raporturilor de muncă
• cazier judiciar (doar dacă funcția/legislația îl cere – ex. gestiune)

2) Documente întocmite la angajare

• Contract individual de muncă (CIM) semnat
• fișa postului (ideal semnată de salariat)
• informare/consimțământ (unde e cazul) pentru prelucrarea datelor – aici ține de modul în care implementezi GDPR, dar e foarte des cerută în practică
• decizii/înscrisuri interne (ex. încadrare, program, delegări), dacă ai astfel de proceduri

3) Pe parcursul contractului

• acte adiționale (salariu, funcție, normă, program, telemuncă etc.)
• decizii de suspendare / încetare suspendare (concedii, absențe, alte situații)
• cereri concediu (odihnă / fără plată), aprobări, planificări (dacă le folosești)
• evaluări, avertismente, cercetări disciplinare (dacă există)
• instruiri periodice SSM + actualizări (când se fac)

4) La încetarea contractului

• adeverință cu activitatea, durata, salariul, vechimea etc.
• extras din Registru (REGES-ONLINE), certificat potrivit legii

De reținut:

• La cererea salariatului sau fostului salariat, copiile/adeverințele trebuie eliberate în maximum 15 zile lucrătoare.
• Dosarul de salariat trebuie să includă documentele în copie, originalul fiind proprietatea salariatului. Nu trebuie să reții în original actele de identitate și nici diplomele/certificatele de studii/calificări ale angajaților.
• Poți include la dosarul personal al salariatului și aspecte negative ale activității acestuia.

Cine trebuie să întocmească (și să țină) documentele de angajare? 

Completarea și păstrarea dosarelor personale ale salariaților se face, conform legii, de către persoana responsabilă cu păstrarea dosarelor personale numită prin decizie scrisă de către angajator sau de către persoana cu atribuții stabilite prin fișa postului (exemplu: director de resurse umane).

De regulă, într-o firmă mică, de întocmirea dosarului de salariat se ocupă administratorul firmei. În schimb, în firmele medii sau mari: 

• există departament de resurse umane, cu personal angajat pentru aceste sarcini de salarizare
• sau sunt stabilite contracte de prestări servicii cu firme specializate în resurse umane, care întocmesc aceste dosare de personal.

Important este să existe o responsabilitate clară și să poți pune dosarul la dispoziție rapid, mai ales că acum este cerut în format electronic.

Când vine vorba de păstrare, așa cum îți spuneam și mai sus, în funcție de locul de unde își desfășoară activitatea angajatul (conform CIM), dosarul de salariat va fi păstrat la sediul social sau la punctul de lucru. În plus, în momentul încetării contractului de muncă, dosarul de salariat va fi arhivat de către firmă.

Cum se arhivează dosarul personal al salariatului?

Cand vine vorba de dosarul personal al salariatului in format electronic, HG 295/2025 trimite la regulile de arhivare electronică:

• acces controlat (cine vede dosarele și de ce)
• integritate (să poți demonstra că documentul nu a fost modificat)
• back-up + versionare (în caz de incident)
• arhivare electronică în sensul legii (când vorbim de documente electronice arhivate, Legea 135/2007 are cerințe despre semnare/identificare și evidență în arhivă).

Majoritatea firmelor folosesc un sistem de document management + semnătură electronică + politici clare de acces. Important e să poți demonstra trasabilitatea documentelor, nu doar să ai un folder cu PDF-uri.

În cazul arhivei fizice, durata exactă se stabilește prin nomenclatorul arhivistic al angajatorului, în logica Legii Arhivelor. Un reper folosit frecvent în practică este cel din Anexa 6 a Legii 16/1996 (dosarele personale – după 75 de ani).

Legea 36/2023 a modificat Legea contabilității și stabilește că registrele și documentele justificative se păstrează 5 ani (calculați de la 1 iulie a anului următor), inclusiv pentru statele de salarii.

Ce trebuie să mai știi despre dosarul personal al salariatului?

1) Ce se întâmplă în cazul în care firma se închide?

Conform art. 18 alin. (1) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 în cazul în care firma se închide ca urmare a declarării falimentului/dizolvării, în condițiile legii conform art. 2, documentele din dosarul de salariat se preiau de Arhivele Naționale sau de serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale.

Astfel, arhiva (fizică sau electronică) se ține în cadrul firmei, pe toată durata funcționării sale. Dacă firma își încetează activitatea trebuie să predea documentele unui operator economic autorizat în prestarea de servicii arhivistice. 

2) Amenzi și riscuri

• Dacă nu păstrezi dosarul personal la sediu / sediu secundar (unde e delegată angajarea): 3.000 – 6.000 lei.
• Dacă nu respecți obligațiile legate de eliberarea copiilor/adeverințelor/extraselor (art. 8 alin. 4–8 HG 295/2025): 3.000 – 5.000 lei.
• Dacă nu ai copie CIM la locul de muncă: amendă 10.000 lei (Codul muncii).

Întocmirea corectă a dosarului de salariat te poate scuti de situații neplăcute, dar mai ales de amenzile deloc mici ale ITM. Asigură-te că ai toate documentele necesare atât în varianta fizică (pe hârtie), cât și electronic (stocate într-un cloud).