Contractul de telemuncă – când îl folosești și cum îl reglementezi corect

Munca de acasă nu mai e o excepție, ci o normalitate pentru tot mai multe firme din România. Ai angajați care vor să lucreze de acasă sau cauți să angajezi direct în regim remote? Contractul de telemuncă este strict reglementat de legea românească, iar nerespectarea acestor prevederi te poate costa scump.

În acest articol vei afla exact când să folosești un contract individual de muncă clasic, când să adaugi o clauză de telemuncă și când ai nevoie de un contract de telemuncă complet.

Ce este telemunca și ce spune legislația românească

Telemunca este definită prin Legea nr. 81/2018 ca fiind forma de organizare a muncii prin care angajatul își îndeplinește în mod regulat atribuțiile de serviciu în afara sediului angajatorului, folosind tehnologia informației și comunicațiilor.

Caracteristici esențiale ale telemuncii:

• Se desfășoară în mod regulat în afara sediului firmei
• Folosește tehnologia IT&C (laptop, internet, telefon etc.)
• Este o formă organizată și reglementată legal, nu improvizație
• Diferă de munca la domiciliu sau de munca ocazională de acasă
  

Important: Telemunca nu înseamnă că angajatul poate lucra de oriunde vrea, fără reguli. Există obligații clare pentru ambele părți, stabilite prin lege și prin contract.

Tipurile de contracte pentru telemuncă

Contract individual de muncă clasic (CIM) cu clauză de telemuncă

Acesta este un contract individual de muncă standard în care se adaugă o clauză specifică ce prevede posibilitatea desfășurării muncii în regim de telemuncă pentru anumite perioade sau în anumite condiții.

Când se folosește:

• Angajatul lucrează preponderent la birou, dar ocazional de acasă
• Telemunca este temporară sau parțială (de exemplu, 2 zile pe săptămână)
• Vrei flexibilitate fără să schimbi complet structura contractului
  

Avantaje:

• Flexibilitate mare pentru ambele părți
• Nu necesită modificări majore ale contractului existent
• Se poate implementa rapid prin act adițional

Contractul de telemuncă specializat (CIM de telemuncă)

Acesta este un contract specializat care prevede explicit că activitatea se desfășoară în regim de telemuncă și include toate clauzele obligatorii conform Legii 81/2018.

Când se folosește:

• Angajatul lucrează exclusiv sau predominant de la distanță
• Postul este conceput special pentru remote work
• Vrei să reglementezi în detaliu toate aspectele telemuncii
  

Caracteristici:

• Include clauze suplimentare obligatorii prin lege
• Reglementează în detaliu programul, controlul activității angajatului, cine suportă anumite cheltuieli
• Oferă protecție juridică maximă pentru ambele părți

Diferențele cheie între tipurile de contracte

Aspect	CIM Clasic	CIM cu clauză telemuncă	CIM de telemuncă
Locul muncii	Sediul angajatorului	Mixt (sediu + telemuncă)	Exclusiv/predominant telemuncă
Clauze specifice	Nu există	Clauză suplimentară	Clauze detaliate obligatorii
Obligații legale	Standard	Parțiale	Complete conform Legii 81/2018
Flexibilitate	Limitată	Medie	Mare
Control activitate	Direct, la birou	Mixt	Prin mijloace IT&C
Cheltuieli	Suportate de angajator	De obicei suportate de angajator	Reglementate în contract

Când să folosești fiecare tip de contract

Folosește CIM clasic când:

• Angajatul lucrează exclusiv la sediul firmei
• Nu există planuri pentru telemuncă
• Natura muncii necesită prezența fizică constantă

Folosește CIM cu clauză de telemuncă când:

• Telemunca este ocazională (1-2 zile pe săptămână)
• Angajatul alternează între birou și casă
• Vrei să testezi remote work-ul înainte de a te angaja complet
• Există perioade speciale când se lucrează de acasă (iarna, proiecte speciale etc.)

Folosește CIM de telemuncă când:

• Angajatul lucrează remote permanent sau majoritatea timpului
• Postul este creat special pentru remote work
• Vrei reglementare completă și protecție juridică maximă
• Angajezi din alte orașe sau țări

Ce clauze trebuie să conțină contractul de telemuncă

Un contract de telemuncă complet sau o clauză de telemuncă trebuie să includă:

Clauze obligatorii

• Precizarea expresă a regimului de telemuncă
• Perioada și zilele în care se desfășoară telemunca
• Locul/locurile unde se poate desfășura activitatea
• Programul de lucru și modalitatea de control
• Evidența orelor lucrate și modalitatea de raportare

Responsabilități și obligații

• Sănătatea și securitatea în muncă pentru telemuncă
• Obligațiile angajatorului privind echipamentele și materialele
• Măsuri pentru evitarea izolării angajatului
• Cheltuielile suportate de fiecare parte
• Confidențialitatea și protecția datelor

Aspecte practice

• Modalitatea de comunicare cu echipa și managementul
• Reuniuni și întâlniri obligatorii la sediu
• Procedura de modificare a programului de telemuncă
• Condițiile de încetare a regimului de telemuncă

Cheltuielile în telemuncă – ce trebuie să știi

Una dintre cele mai importante aspecte care trebuie reglementate în contractul de telemuncă este repartizarea cheltuielilor între angajator și angajat.

Cheltuieli care pot fi suportate de angajator:

• Echipamentele de lucru (laptop, telefon, imprimantă, scaun ergonomic)
• Software-urile necesare activității
• Abonamentul de internet sau o sumă forfetară pentru internet
• Consumul suplimentar de energie electrică (calculat pe baza orelor de lucru)
• Consumabile (hârtie, cartușe, rechizite de birou)
• Cheltuieli de comunicații (telefon fix/mobil în interes de serviciu)

Cheltuieli care rămân de obicei în sarcina angajatului:

• Chiria sau costurile locuinței folosite ca spațiu de lucru
• Consumul de bază de energie electrică
• Mobilierul personal (dacă nu este furnizat de angajator)

Important: Toate aceste aspecte trebuie stabilite clar în contract pentru a evita conflictele ulterioare. Mulți angajatori aleg să acorde o sumă forfetară lunară pentru acoperirea parțială a cheltuielilor de telemuncă.

Sănătatea și securitatea în muncă pentru telemuncă

Legea prevede că angajatorul are obligații specifice și pentru angajații care lucrează în regim de telemuncă.

Ce trebuie să facă angajatorul:

• Să informeze angajatul despre riscurile pentru sănătate specifice telemuncii
• Să organizeze instruiri SSM adaptate pentru munca de la distanță
• Să verifice respectarea normelor de ergonomie la locul de muncă de acasă (prin vizite la domiciliu sau prin auto-evaluare)
• Să se asigure că angajatul are acces la echipamente ergonomice (scaun, birou, suport laptop)
• Să monitorizeze respectarea programului de lucru pentru evitarea suprasolicitării
• Să organizeze controale medicale periodice

Obligații pentru angajat:

• Să respecte instrucțiunile primite privind SSM
• Să amenajeze un spațiu de lucru sigur și ergonomic
• Să raporteze orice accident de muncă sau incident
• Să participe la instruirile SSM organizate de angajator

Schimbarea de la birou la telemuncă – ce trebuie să faci

Ai un angajat care lucrează de la birou și vrea să treacă la remote sau hibrid? Iată pașii pe care trebuie să-i urmezi:

Pentru telemuncă ocazională:

1. Adaugă o clauză de telemuncă prin act adițional la contractul existent
2. Stabilește zilele și programul pentru telemuncă
3. Definește modalitatea de control și comunicare
4. Transmite modificarea în REGES Online înainte de implementare

Pentru telemuncă permanentă:

1. Modifică contractul cu clauze complete de telemuncă
2. Reglementează toate aspectele conform Legii 81/2018
3. Stabilește cheltuielile și responsabilitățile fiecărei părți
4. Actualizează în REGES toate modificările contractuale

Aspecte practice și sfaturi importante

Nu uita de aspectele legale

• Drepturi egale: Telesalariații au aceleași drepturi ca și angajații de la birou (concedii, sporuri, protecție)
• Controlul activității: Poate fi făcut prin mijloace IT&C, dar în limitele legale
• Sănătatea și securitatea: Angajatorul are obligații și pentru angajații care lucrează remote

Greșeli comune de evitat

• Acordul verbal nu este suficient – totul trebuie formalizat în scris
• Nu uita să actualizezi REGES pentru orice modificare
• Nu neglija clauzele despre cheltuieli – ele pot genera conflicte
• Nu omite măsurile de securitate și confidențialitate

Concluzie

Telemunca nu mai este un moft, ci o necesitate de business care trebuie abordată profesionalism. Alegerea tipului potrivit de contract – CIM clasic, CIM cu clauză de telemuncă sau CIM de telemuncă – depinde de specificul activității tale și de nevoile angajatului.

Reține: accordul verbal nu este suficient, iar improvizația te poate costa scump. Investește timpul necesar pentru a formaliza corect regimul de telemuncă prin contracte clare și complete. Astfel, vei evita problemele legale și vei crea un cadru de lucru transparent pentru toți.