Contabilitatea de gestiune pentru producție: stocuri, cost de producție și documente

Dacă ai o firmă care produce (chiar și la scară mică: patiserie, atelier, cosmetice handmade, coffee shop, producție la comandă), contabilitatea devine puțin diferită față de o firmă care doar cumpără și revinde. Diferența cea mai mare e la stocuri și costul de producție.

Află din acest articol ce este contabilitatea de gestiune în producție, care e diferența dintre marfă și produs finit, cum se calculează costul de producție și e documente sunt utile/uzuale.

Ce este contabilitatea de gestiune în producție?

Firmele care desfășoară activitate de producție au o contabilitate mai complexă, având în vedere că trebuie să țină o evidență strictă nu doar a cashflow-lui, veniturilor și cheltuielilor, ci și a stocurilor. Această evidență a stocurilor se referă la gestiunea firmei și are în componență stocurile de: 

• materii prime
• consumabile
• mărfuri
• produse finite, cu intrările și ieșirile din firmă.

Astfel, contabilitatea de producție (sau contabilitatea de gestiune în producție) este partea practică din contabilitate care te ajută să răspunzi la întrebări precum:

• Cât mă costă, de fapt, un produs?
• Unde pierd bani (materie primă, timp, pierderi tehnologice)?
• Ce marjă am și ce preț minim ar trebui să pun?
• Ce stocuri am acum și cât mă țin?

Așa cum am detaliat în ghidul nostru complet despre contabilitatea de gestiune, aceasta descrie:

• modul în care sunt utilizate resursele afacerii
• evidențiază efectele utilizării acestora 
• şi oferă un model economic care te ajută să iei cele mai bune decizii de business.

Concret, contabilitatea de producție:

• determină costurile prestabilite
• verifică înregistrarea cheltuielilor ocazionate de activitate de producție, executarea de lucrări și prestări servicii
• determină costul efectiv de producție
• stabilește abaterile dintre costul prestabilit și costul efectiv
• generează date în vederea măsurării performanțelor la nivelul sectoarelor și pe servicii, lucrări și produse
• generează datele pentru elaborarea bugetelor și costurilor previzionale.

Ce este o marfă și ce este un produs finit?

1. Ce sunt stocurile

Contabilitatea de producție se bazează pe evidența stocurilor și variația acestora. Stocurile reprezintă totalitatea bunurilor existente, la un moment dat, în gestiunea unei firme, în vederea asigurării continuităţii producţiei și a desfacerii. Stocurile utilizate în procesul de producție sunt de:

• materii prime
• materiale consumabile
• mărfuri
• materiale de natura obiectelor de inventar
• producţia in curs de execuţie
• stocuri aflate la terţi
• animale
• ambalaje
• produse 

2. Ce este o marfă

Probabil cea mai importantă categorie de stocuri o reprezintă mărfurile. Acestea sunt: 

• bunuri pe care le cumperi în vederea revânzării, cu scopul de a obține profit 
• sau pentru a le transforma în urma procesului de producție în produse finite, înainte de a fi vândute ulterior consumatorilor. În acest caz ele îmbracă forma materiilor prime, a materialelor brute sau a produselor intermediare. 

Spre exemplu, în categoria mărfurilor intră: cafea la pungă vândută ca atare, tricouri cumpărate și revândute, produse achiziționate pentru revânzare.

3. Ce este materia primă

Este ce cumperi ca să transformi prin procesul tău (rețetă, producție, manoperă) în altceva. Spre exemplu: cafea boabe pentru băuturi, făină pentru patiserie, ingrediente pentru cosmetice, etc.

4. Ce este produsul

În categoria stocurilor intră și produsele, care cuprind:

• semifabricatele: produsele al căror proces tehnologic a fost terminat într-o secţie (fază de fabricaţie) şi care trec în continuare în procesul tehnologic al altei secţii (faze de fabricaţie) sau se livrează terţilor;
• produsele finite: produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricaţie şi nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul entităţii, putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienţilor;
• produsele reziduale: rebuturile, materialele recuperabile şi deşeurile.

Aici mai trebuie menționată și producția în curs: este zona gri dintre materie primă și produs finit. Altfel spus, ai consumat resurse, dar produsul nu e încă gata. În planul de conturi, apare distinct (de ex. produse în curs).

5. Diferența dintre marfă și produs finit

Deși mărfurile și produsele fac parte deopotrivă din procesul de producție, diferența dintre ele este dată de locul în care se află în lanț: 

• mărfurile sunt de obicei în fazele incipiente ale producției (ele putând fi deopotrivă materie primă utilizată pentru producția de produse finite, sau produs final de sine stătător)
• în timp ce produsele se regăsesc în etapa finală, ca rezultat al procesului de producție.

O altă diferență este felul în care se stabilește valoarea de vânzare:

• pentru marfă se ține cont de costul de achiziție, la care se adaugă adaosul comercial
• în vreme ce pentru produse, trebuie să se țină cont de costul de producție, la care ulterior se adaugă adaosul comercial.

Ce este costul de producție (și ce intră / nu intră în el)?

Costul de producție este baza de la care pornești când vrei să:

• evaluezi corect stocul de produse finite,
• calculezi o marjă realistă,
• iei decizii bune de preț și profitabilitate.

Costul de producție include materiile prime/materialele consumabile și alte cheltuieli direct atribuibile, plus o proporție rezonabilă din regia fixă/variabilă atribuibilă indirect bunului, pentru perioada de producție. În practică, în costul de producție intră de obicei:

• Costuri directe:
  • materii prime și materiale consumabile,
  • ambalaje (dacă sunt parte din produsul livrat),
  • manoperă directă (salarii/ore direct productive),
  • alte costuri direct atribuibile (în funcție de caz).
• Costuri indirecte:
  • utilități din spațiul de producție,
  • mentenanță, întreținere,
  • amortizare echipamente,
  • personal de supraveghere, etc.

Următoarele cheltuieli nu sunt incluse în costul produsului finit:

• cheltuielile de desfacere și de promovare
• cheltuielile generale de administrație (salariile personalului administrativ, amortizarea și chiria spațiului de birouri precum și utilitățile acestora)
• cheltuieli financiare

Cum calculezi costul de producție?

Formulele de calcul pentru produsele finite sunt după cum urmează:

1. Cost de producție = costuri directe + costuri indirecte alocate (preț de achiziție materii prime + materiale consumabile + cheltuieli direct atribuibile)
2. Preț de vânzare = cost de producție + marjă

Exemplificare:

Pentru realizarea unui espresso, rețeta de producție presupune utilizarea următoarelor materii prime:

• cafea 18 grame
• apă 30 ml

Pentru producția unui espresso, se includ în costul de producție următoarele cheltuieli:

• cafeaua utilizată
• cheltuielile cu consumabilele
• ambalaje (paharele de carton pentru cafeaua servită în sistem coffe-to-go)
• cheltuieli cu salariile angajaților pe postul de barista
• și o cotă parte din cheltuielile indirecte, precum: 
  • utilități
  • salariile personalului de supraveghere
  • amortizarea și întreținerea utilajelor
  • utilaje

Este important să ții o evidență corectă a tuturor cheltuielilor pentru a determina ulterior costul de producție real. De ce este important să calculezi acest cost? Determinarea şi calcularea costului de producţie are importanţă pentru: 

• aprecierea eficienţei folosirii resurselor alocate și cunoaşterea reală a necesarului de resurse pentru obţinerea unui produs finit
• calculul rentabilităţii afacerii (te ajută să decizi dacă produsele îți aduc profitabilitatea dorită)
• determinarea preţului corect de vânzare pe piaţă (obiectivul final este de a obține profit, așa că nu vrei să vinzi la un preț prea mic).

Cum vezi producția în contabilitate?

Pe scurt, fluxul tipic arată cam așa:

1. Aprovizionare materii prime/materiale (intră în stoc)
2. Consum în producție (ies din stoc)
3. Rezultat producție: intră produse finite / producție în curs
4. Vânzare: iese produsul finit din stoc, intră venitul din vânzare

Conturile exacte și metoda (cost efectiv vs standard, FIFO/CMP etc.) se stabilesc împreună cu contabilul, în funcție de cum lucrezi și ce volum ai.

Documente uzuale în producție

Ca în orice alt domeniu de activitate, fiecare operațiune trebuie să fie realizată în baza unor documente justificative. De exemplu:

• achiziția de materii prime/mărfuri trebuie să fie realizată în baza unor facturi de achiziție primite de la furnizor și a notei de recepție 
• achiziția de utilaje prin leasing financiar trebuie însoțită de contractul de leasing, scadențar, factură de achiziție
• reparația secției de producție trebuie să se realizeze în baza unui contract de prestări servicii cu firma care se ocupă de reparații și facturile aferente etc.

Mai mult, documentele justificative și de evidență operativă a producției au în vedere patru faze reprezentative (OMF 2634/2015):

1. faza de aprovizionare cu materii prime și materiale: comanda, contractul de vânzare­/cumpărare, avizul de însoțire a mărfurilor, factura, nota de recepție și constatare de diferențe, bonul de transfer/­predare, bonul de restituire, borderoul de achiziție
2. faza de prelucrare: bonul de consum, fișa limită de consum, statul de salarii, bonul de transfer/­restituire
3. faza de desfacere (vânzare): contractul de vânzare/­cumpărare, comanda, avizul de însoțire, factura
4. faza de realizare (încasare) a producției: extrasul de cont, registrul de casă, bonul fiscal, chitanța etc.

De reținut: reflectarea stocului de produse se realizează prin intermediul listelor de inventar. Pentru o evidență corectă este util, și chiar foarte important să folosești un program informatic de evidență a gestiunii care:

• îți oferă date exacte despre stocuri 
• îți oferă rapoarte și previziuni
• te ajută să economisești timp
• elimină riscurile privind erorile de calcul
• te ajută să transmiți mai ușor datele contabilului
• te ajută să ai o gestiune corectă.

Ce documente trebuie să îi dai lunar contabilului?

O gestiune corectă se ține nu doar cu un soft de gestiune bun, ci și cu ajutorul unui contabil potrivit. Ca să poată ține contabilitatea corect (și să nu ajungi la „mă sună contabila în ultima zi”), ajută să trimiți organizat:

• facturi + avize + NIR-uri (intrări)
• bonuri de consum (ieșiri în producție)
• rapoarte de producție / rețetare / consumuri (dacă le ai în soft)
• facturi/bonuri de vânzare
• extras de cont, registru de casă, chitanțe (după caz)
• situația stocurilor (mai ales dacă ai multe produse/variații)

De reținut: transmite lunar actele necesare înregistrărilor contabile (de preferat în primele zile din lună pentru a fi timp suficient pentru operarea acestora – în caz contrar riști să se depună cu întârziere declarațiile contabile, iar asta poate să atragă penalizări și amenzi din partea ANAF pentru firma ta).

Indiferent de domeniul de activitate în care activezi, trebuie să acționezi cu rigurozitate și să fii cât mai informat. Iar când vine vorba despre domenii complexe, cum este producția, pe lângă cunoștințe trebuie să ai și uneltele potrivite care să te ajute să ții o evidență corectă, la zi.

Dintre acestea, cel mai important este un program informatic de evidență a gestiunii care te ajută să faci calculele de costuri și să ții evidența stocurilor într-un mod cât mai simplu și mai corect. Astfel, ai încredere că iei deciziile corecte pentru afacerea ta și că îi furnizezi contabilului tău datele necesare pentru o evidență financiară corectă și completă.