TVA explicat: ce este, cum funcționează și cum se calculează în România

Freelancer, PFA sau SRL – indiferent ce faci, TVA-ul apare mai devreme sau mai târziu în discuție: pe facturi, pe bonuri, în prețuri, în contracte cu clienți din UE sau în costurile cu Facebook/Google.

Află ce este TVA, cum funcționează, cum îl calculezi corect și când devine obligatoriu să te înregistrezi.

Ce este TVA-ul?

Taxa pe valoarea adăugată (TVA) este un impozit indirect suportat de consumatorul final al bunului/serviciului respectiv. În tranzacțiile efectuate pe teritoriul României TVA-ul îmbracă diferite cote. 

TVA-ul se aplică tuturor operațiunilor efectuate de către persoane fizice sau juridice, care implică plăți, cu excepția situațiilor enunțate de lege. Asta înseamnă că atât persoanele fizice, cât și persoanele juridice (indiferent de forma juridică) plătesc taxă pe valoarea adăugată. 

Firmele înregistrate în scopuri de TVA sunt, practic, intermediari care:

• colectează TVA de la clienți (la vânzare)
• deduc TVA din ce cumpără (la achiziții)
• plătesc la stat diferența (dacă e cazul)

Câte categorii de TVA există?

În România există 4 moduri principale în care se calculează TVA-ul în contabilitate. Deși TVA-ul deductibil și cel colectat sunt cele mai folosite, mai există și TVA-ul de plată și cel de recuperat:

• TVA deductibil – reprezintă valoarea totală a taxei datorate sau plătite pentru achizițiile pe care le faci pe firmă.
• TVA colectat – reprezintă taxa pe care firma ta o aplică pentru livrări de produse sau prestări de servicii.
• TVA de plată – diferența dacă TVA colectat > TVA deductibil (adică trebuie plătită statului).
• TVA de recuperat – diferența dacă TVA deductibil > TVA colectat (compania ta poate recupera diferența).

Formula corectă pe care trebuie să o știi:

• TVA de plată = TVA colectat – TVA deductibil
• dacă rezultatul e negativ → ai TVA de recuperat.

Care sunt cotele de TVA în România?

În prezent, în România, există două cote de TVA:

1. cota standard: 21%
2. cota redusă: 11%

Cotă TVA	Se aplică, de regulă, la	Exemple
21%	orice bun/serviciu care nu e pe lista de cotă redusă sau scutiri	majoritatea serviciilor (consulting, marketing, IT), electronice, chirii comerciale (în multe cazuri), băuturi alcoolice etc.
11%	listă specifică de bunuri/servicii	alimente (cu excepții), medicamente de uz uman, apă/canalizare, cărți/manuale, acces la muzee/monumente, cazare, restaurant/catering (cu excepții)

La ce produse se aplică TVA de 11%?

Dacă ești plătitor de taxă pe valoarea adăugată, trebuie să aplici cota de TVA de 11% la facturarea livrărilor de bunuri precum:

• Medicamente de uz uman
  • Strict pentru uz uman; medicamentele veterinare și suplimentele alimentare nu intră la această cotă.
• Alimente și băuturi pentru consum uman și animal, livrate profesional
  • Include fructe, legume, carne, cereale, produse de panificație, semințe, miere, uleiuri etc.
  • Se exclud:
    • băuturi alcoolice
    • băuturi nealcoolice în codul NC 2202 (ex. sucuri îndulcite)
    • alimente cu zahăr adăugat ≥ 10 g/100 g (cu excepția laptelui praf pentru bebeluși)
    • suplimente alimentare
• Apă potabilă și canalizare, precum și apă pentru irigații agricole
• Produse agricole și servicii pentru agricultură:
  • Îngrășăminte, pesticide, semințe și alte inputuri agricole necesare producției, precum și serviciile asociate
• Manuale școlare, cărți, ziare, reviste (suport fizic și electronic)
  • Se exclud materialele audio/video sau cele destinate publicității
• Acces la obiective cultural-istorice: castele, muzee, monumente, grădini zoologice și botanice
• Lemn de foc – livrare către persoane fizice și instituții (școli, spitale)
• Energie termică în sezonul rece, destinată unor categorii de consumatori (sociale)
• Cazare în sectorul hotelier, camping și servicii similare

La ce produse se aplică TVA de 21%?

Cota standard de TVA (21 %) se aplică tuturor produselor și serviciilor care nu sunt incluse expres pe lista cu cotă redusă de 11 % sau scutiri speciale. Practic, orice domeniu comercial care nu beneficiază de tratament fiscal preferențial intră sub acest TVA standard. Uite și niște exemple:

• Majoritatea bunurilor de consum general – îmbrăcăminte, electronice, mobilă, cosmetice etc.
• Servicii profesionale – consultanță, contabilitate, marketing, construcții (dacă nu intră la reducere)
• Băuturi alcoolice și sucuri îndulcite (NC 2202)
• Suplimente alimentare & medicamente veterinare
• Plante ornamentale, produse din cofetărie cu zahăr > 10 g/100 g
• Transport, închiriere, energie electrică
• Toate livrările de bunuri și servicii care până la momentul modificării TVA-ului nu erau acoperite de cote reduse (5% sau 9 %) vor trece automat la 21 %

Cum se calculează TVA?

1) Ai prețul FĂRĂ TVA și vrei prețul CU TVA

• Preț cu TVA = Preț fără TVA × (1 + cota TVA)
• TVA = Preț fără TVA × cota TVA

Exemplu (21%)
Preț fără TVA: 1.000 lei
TVA (21%): 210 lei
Preț cu TVA: 1.210 lei, respectiv 1.000 lei x 1,21 (conform formulei)

Exemplu (11%)
Preț fără TVA: 1.000 lei
TVA (11%): 110 lei
Preț cu TVA: 1.110 lei, respectiv 1.000 lei x 1,11 (conform formulei)

2) Ai prețul CU TVA și vrei să scoți TVA-ul din el (TVA inclus)

• Preț fără TVA = Preț cu TVA / (1 + cota TVA)
• TVA = Preț cu TVA – Preț fără TVA

Calcul rapid:

• la 21% → TVA inclus = total × 21 / 121
• la 11% → TVA inclus = total × 11 / 111

Exemplu (21%, total 1.210 lei cu TVA):
TVA = 1.210 × 21/121 = 210 lei
Baza = 1.210 – 210 = 1.000 lei

Plătitor sau neplătitor de TVA?

Dacă vrei să înființezi o firmă în România, indiferent de forma juridică (SRL, PFA, II, IF), trebuie să știi că la înființare ești neplătitor de TVA. Ulterior, poți deveni plătitor de taxă pe valoarea adăugată dacă depășești plafonul de 395.000 lei.

Începând cu 1 septembrie 2025, înregistrarea se solicită cel târziu la data depășirii plafonului, iar regimul normal de TVA se aplică de la data depășirii (nu de luna următoare).

Care sunt avantajele atunci când ești neplătitor de TVA?

Nefiind plătitor de taxă pe valoarea adăugată, viața de antreprenor în România este mult simplificată: mai puține declarații, modul de facturare simplificat, claritate. Iată care sunt principalele beneficii:

• emiți facturi fără TVA (la vânzare, nu aplici cotă de TVA și nu colectezi TVA, deci nu datorezi TVA mai departe către bugetul de stat) 
• mai puține obligații declarative, mai puțină birocrație

Care sunt avantajele atunci când ești plătitor de TVA?

Deși ca plătitor de TVA trebuie să emiți cu TVA facturile (sau bonurile fiscale, dacă folosești casă de marcat), să depui declarațiile de TVA și să plătești TVA-ul (diferența dintre taxa colectată de la vânzări și taxa dedusă de la cheltuieli), trebuie să știi că sunt și situații în care să fii plătitor de taxă pe valoarea adăugată poate fi un avantaj important:

• dacă un potențial partener de afacere este plătitor de TVA, acesta va căuta un partener de la care să își poată deduce TVA-ul – deci un plătitor de TVA
• dacă vrei să faci tranzacții cu operatori din UE, nu plătești TVA-ul partenerului
• dacă ai mai mulți furnizori plătitori de TVA nu ai dreptul să deduci TVA la achiziție nefiind și tu înregistrat în scopuri de TVA.

Pentru a înțelege mai bine avantajele de a fi plătitor sau neplătitor de taxă pe valoarea adăugată, uite ce presupune colectarea și deducerea de TVA.

Cum se colectează TVA-ul?

TVA-ul este colectat de fiecare persoană înregistrată în scopuri de TVA, care prin emiterea facturilor de vânzare de bunuri/servicii, impune și colectează taxă pe valoarea adăugată de la clienții săi.

Ești plătitor de TVA? Trebuie să știi că acest TVA colectat nu îți aparține ție, ci sunt bani datorați statului, pe care trebuie să-i declari în decontul de TVA și să îi virezi la ANAF.

Cum se deduce TVA-ul?

TVA-ul deductibil reprezintă taxa pe valoarea adăugată aferentă facturilor de achiziții. Cum te ajută? Îți poți deduce TVA-ul pentru achizițiile pe firmă din TVA-ul încasat de la clienți, și astfel, poți obține un TVA de plată mai mic, sau chiar de recuperat. 

TVA deductibil = TVA-ul din facturile de vânzare – TVA din facturile de plată

Conform reglementărilor Codului Fiscal, poți deduce TVA-ul plătit pentru achizițiile firmei din TVA-ul pe care îl colectezi de la clienți, dacă îndeplinești anumite condiții:

• ești înregistrat ca plătitor de taxă pe valoarea adăugată
• ai o evidență completă a încasărilor și plăților (se regăsesc în jurnalul de vânzări și cumpărări primit de la contabil)
• ai înregistrate în contabilitate cheltuieli deductibile, în baza documentelor justificative

Cod TVA normal vs. cod TVA intracomunitar

Cod TVA normal (art. 316)

Îl ai când ești plătitor de TVA în România:

• facturezi cu TVA (21%/11% după caz)
• ai drept de deducere (în limitele legii)
• depui decont TVA (D300) etc.

Cod TVA intracomunitar / înregistrare specială (art. 317)

Îl poți avea chiar dacă ești neplătitor (în regim de scutire), dar ai operațiuni intracomunitare relevante.

Exemplu clasic: cumperi servicii de la furnizori UE (software, ads, licențe). În multe situații, TVA nu ți se mai pune pe factura externă, dar apare obligația de autotaxare și raportare în România.

Pentru achiziții intracomunitare de bunuri, pragul este 10.000 euro (34.000 lei), peste care apare obligația înregistrării speciale.

TVA la încasare: când te ajută (și când nu)

TVA la încasare este un sistem prin care (pe scurt) exigibilitatea TVA se leagă de momentul încasării/plății, ceea ce poate ajuta la cashflow.

În forma actuală, poate fi aplicat (în anumite condiții) dacă ai cifra de afaceri sub 4.500.000 lei.

Atunci când ai clienți care plătesc greu, poate fi util. Dacă lucrezi cu parteneri mari care preferă regimul clasic, s-ar putea să nu fie cea mai bună alegere (aici merită discutat punctual cu contabilul).

Care sunt obligațiile plătitorilor de taxă pe valoare adăugată?

Atunci când ești plătitor de TVA ai avantajul de a-ți putea deduce taxa și de a reduce suma datorată către ANAF. Trebuie să reții că acest avantaj vine și cu niște obligații:

• trebuie să ai grijă la înregistrarea cheltuielilor ca deductibile, parțial deductibile sau nedeductibile
• trebuie să declari TVA-ul lunar/trimestrial și să achiți TVA-ul datorat la termenul scadent
• să acorzi atenție situațiilor în care unui colaborator i se anulează codul de TVA și să acționezi în consecință

Declarații și termene:

• D300 (Decont TVA): se depune până la 25 a lunii următoare perioadei fiscale.
• D390 VIES (operațiuni intracomunitare): se depune lunar, până la 25 a lunii următoare.
• D394 (declarație informativă tranzacții interne): termenul este până la 30 inclusiv a lunii următoare perioadei de raportare.
• D301 (Decont special TVA): de regulă, până la 25 a lunii următoare celei în care intervine exigibilitatea.

Ce se întâmplă dacă unui partener i se anulează codul de TVA?

Retragerea codului de TVA poate avea consecințe asupra partenerului tău, precum imposibilitatea deducerii taxei pe valoarea adăugată, dar și pentru tine. Iată cum te poate afecta:

• dacă este clientul tău îți poate solicita stornarea facturilor emise și refacturarea după reactivarea codului de TVA. Acest lucru poate duce la o încasare întârziată, sau chiar o pierdere a creanțelor (există riscul ca ulterior, clientul să nu mai recunoască obligația)
• dacă este un furnizor, atunci TVA-ul și cheltuielile aferente facturilor primite de la el nu mai sunt deductibile, iar înregistrarea acestora în contabilitatea ta îți poate aduce amenzi și penalități. 

Pentru a evita eventualele amenzi trebuie să acorzi o atenție sporită TVA-ului și cheltuielilor înregistrate în contabilitate. Sau poți căuta servicii de contabilitate potrivite afacerii tale și să beneficiezi de profesionalismul unui contabil dedicat.