Ce este semnătura electronică (digitală)?
Digitalizarea continuă să simplifice birocrația atât la nivelul instituțiilor publice, cât și în mediul de afaceri privat, semnătura electronică fiind unul dintre lucrurile esențiale pe care trebuie să le dețină un antreprenor. Află ce este semnătura electronică (digitală) și cum te poate ajuta în relațiile comerciale cu partenerii de afaceri.
Cuprins
Ce este semnătura electronică (digitală)?
Semnătura electronică este echivalentul digital al semnăturii clasice. Se folosește pentru a valida autenticitatea unor documente în format digital, fiind reglementată prin Legea 455/2001 privind semnătura electronică.
Tipuri de semnătură electronică
Conform Regulamentului european 910/2014 există trei tipuri de semnături electronice, cu niveluri diferite de securitate:
- semnătura electronică simplă, care prezintă un nivel scăzut de încredere
- semnătura electronică avansată cu un nivel mediu de încredere
- semnătura electronică calificată care prezintă un nivel ridicat de încredere.
Dintre cele trei tipuri, doar cea calificată poate fi considerată echivalentă cu semnătura olografă (adică semnătura de mână).
Cine poate să semneze electronic?
Orice persoană fizică poate să dețină un certificat digital și poate semna electronic documente. În funcție de scop, semnătura electronică poate fi
- opțională, când este folosită doar pentru a asigura confidențialitatea unor informații
- obligatorie, când se semnează anumite documente oficiale.
Trebuie menționat faptul că spre deosebire de semnătura olografă, cea electronică poate fi folosită de persoanele autorizate,
- fie în nume propriu,
- fie în numele altei persoane fizice ori persoane juridice, cu sau fără personalitate juridică, de drept public sau de drept privat.
Unde pot folosi semnătura electronică?
Poți să utilizezi semnătura electronică în relație cu majoritatea instituțiilor publice precum:
- Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF)
- Casa Națională de Asigurări de Sănătate (CNAS)
- Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC)
- Monitorul Oficial (MO)
- Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (CSSP)
- Comisia Națională a Valorilor Mobiliare (CNVM)
- Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM)
- băncile etc.
În mediul privat o poți folosi
- în relația cu partenerii/clienții
- în cadrul departamentelor de HR și contabilitate pentru semnarea documentelor specifice: contracte de muncă, anexe, cereri, declarații etc.
Ce tipuri de documente pot semna electronic?
Semnătura calificată are aceeași valoare legală ca semnătura olografă, potrivit Regulamentului 910/2014. Orice document semnat cu semnătura calificată este acceptat ca orice alt înscris semnat olograf, având astfel efectul juridic echivalent al unei semnături olografe.
Astfel, se poate semna orice tip de document electronic indiferent de format (pdf, word, excel, ppt):
- contractele de credit
- contractele comerciale sau de prestări de servicii
- contractele de muncă și actele adiționale aferente
- mandatele de reprezentare
- contractele de mediere
- diferite documente oficiale în relația cu autoritățile publice
- facturi fiscale
- declarații fiscale
- raportări și bilanțuri contabile
- orice alte documente
Pot semna acelaşi document şi electronic, şi pe hârtie?
Se poate, dar nu este nevoie deoarece semnătura electronică este echivalentul digital al semnăturii olografe și are aceeași valoare legală.
Poți să semnezi electronic și fără să ai un certificat digital, prin aplicarea unei semnături olografe electronic pe un document. Băncile, curierii și chiar instituții ale statului folosesc dispozitive electronice pentru preluarea semnăturii olografe a persoanelor.
Mai mult, deși pentru înființarea unei firme online prin portalul ONRC ai nevoie de semnătură electronică calificată, cu aplicația StartCo poți înființa rapid doar cu semnătura olografă electronică. Iată cum funționează:
- tu semnezi documentele cu semnătura olografă electronică
- un consultant StartCo îți verifică identitatea și apoi
- supra-semnează documentele cu o semnătură digitală calificată
Astfel, persoana împuternicită prin procură sau avocatul care te reprezintă la Registrul Comerțului este cel care aplică semnătura electronică calificată pe toate documentele depuse.
Totuși, trebuie să reții faptul că semmnătura olografă electronică se poate aplica doar în nume propriu, spre deosebire de cea digitală, care poate fi folosită și pentru alte persoane fizice/juridice.
