Semnătura olografă și electronică: tipuri, efecte juridice și scenarii de utilizare

În ultimii ani, atât instituțiile publice, cât și companiile private au accelerat digitalizarea. O parte importantă din această schimbare este semnarea documentelor în format electronic, esențială odată cu obligativitatea transmiterii facturilor prin e-Factura și generalizarea fluxurilor 100% online.

Află mai departe ce este semnătura olografă, ce tipuri de semnătură electronică există și ce efecte juridice produce fiecare.

Ce este semnătura olografă?

Semnătura olografă este o semnătură scrisă de mână care conferă autenticitate legală unui document. Astfel, persoana care semnează olograf un document își asumă răspunderea juridică a datelor înscrise în actul semnat.

În practică, tot mai multe procese migrează în digital, unde echivalentul legal îl reprezintă semnătura electronică.

Ce este semnătura electronică?

Semnătura electronică (digitală) este echivalentul digital al semnăturii clasice: un set de date criptografice atașate unui document electronic, folosite pentru a identifica semnatarul și a garanta integritatea documentului.

Se folosește pentru a valida autenticitatea unor documente în format digital, fiind reglementată în România și în UE de Regulamentul eIDAS (910/2014, cu modificările aduse de eIDAS 2.0 în 2024) și de Legea 214/2024 (care a înlocuit Legea 455/2001).

Conform legislației în vigoare, există trei tipuri de semnături electronice, care se deosebesc între ele prin nivelul de încredere oferit: 

• semnătura simplă
• semnătura avansată 
• semnătura calificată (QES) – este echivalentă juridic cu semnătura olografă în UE

Tipuri de semnătură electronică

Caracteristică	Simplă	Avansată	Calificată (QES)
Identificarea semnatarului	posibilă, fără garanții puternice	da, criterii tehnice stricte	da, pe baza certificatului calificat
Integritatea documentului	limitată	ridicată	ridicată
Dispozitiv de semnare	–	–	QSCD (token / cloud)
Certificat digital	opțional / necalificat	simplu/necalificat	calificat
Efecte juridice vs. olografă	nu, decât prin acord restrâns	numai în cazurile prevăzute sau prin acord conform legii	da, prin lege, în toată UE
Utilizări tipice	e‑mailuri, note interne	aprobări interne, fluxuri medii de risc	contracte, acte către autorități, fiscalitate

1. Semnătura electronică simplă

Semnătura electronică simplă este o semnătură cu nivel scăzut de încredere, folosită în situații cu nivel scăzut de risc cu privire la un posibil litigiu. Nu este, în mod implicit, echivalentă cu semnătura olografă.

Unde pot folosi semnătura electronică simplă?

De exemplu, poți folosi o astfel de semnătură în email-uri, confirmări interne, chitanțe simple.

2. Semnătura electronică avansată

Semnătura electronică avansată este destinată situațiilor care impun un risc mediu cu privire la un posibil litigiu. Astfel, semnătura electronică avansată necesită utilizarea unui certificat digital simplu (nivel mediu de încredere), care: 

• permite identificarea semnatarului 
• face trimitere exclusiv la semnatar
• asigură faptul că documentul semnat nu va putea fi modificat (datorită datelor folosite la semnare, orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată)
• poate produce efecte similare semnăturii olografe în cazurile prevăzute de lege sau dacă părțile au convenit expres (de regulă printr-un înscris distinct) și dacă sunt îndeplinite anumite condiții (de exemplu, certificatul este emis de o autoritate/instituție publică din România sau de un prestator calificat)

Unde pot folosi semnătura electronică avansată?

Cu ajutorul acestei semnături poți semna atât e-mail-uri, cât și documente electronice cu nivel mediu de risc. De exemplu, poți semna cereri de concediu, deconturi, avize, devize, procese-verbale, sau chiar contracte.

3. Semnătura electronică calificată (QES)

Cel mai înalt nivel de încredere îl oferă semnătura electronică calificată (semnătură digitală calificată), care este folosită în relațiile ce implică riscuri mari. Astfel, pentru ca identitatea semnatarului să nu fie pusă la îndoială se folosește semnătura electronică calificată (QES).

Ce este semnătura digitală/electronică calificată?

Reprezintă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv calificat (QSCD) de creare a semnăturilor electronice (token smartcard sau soluție de semnare la distanță – cloud) și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice. 

Atenție: Pentru ca o semnătură electronică calificată să fie recunoscută, trebuie să fie emisă în baza unui certificat calificat emis de un prestator de servicii de încredere calificat, autorizat și verificat de către autorități. Dacă nu ai încă una, poți obține o semnătură electronică calificată rapid și 100% online de aici.

Unde pot folosi semnătura digitală/electronică calificată?

Spre deosebire de celelalte două tipuri, această semnătură electronică calificată (QES) este singurul tip de semnătură electronică echivalent cu semnătura olografă în toate statele membre UE și poți semna cu ea:

• contracte de credit
• contractele comerciale sau de prestări de servicii
• contractele de muncă și actele adiționale la acestea
• contractul de mandat
• contractele de mediere
• facturile fiscale
• declarații fiscale
• documentele medicale (buletine de analiză, fișe de internare sau externare) 
• sau documente în relația persoanelor fizice și a firmelor cu statul.

Efectele juridice ale semnăturii electronice simple vs. avansată vs. calificată 

1. Efectele juridice ale semnăturii electronice simple

Semnătura electronică simplă nu produce aceleași efecte juridice ca cea olografă decât dacă părţile au convenit printr-un înscris distinct, semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, faptul că vor conferi semnăturii electronice simple efectele juridice ale semnăturii olografe.

În plus, acest lucru este valabil doar în cazul unui act patrimonial evaluabil în bani cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie.

2. Efectele juridice ale semnăturii electronice avansate

Semnătura electronică avansată produce aceleaşi efecte juridice ca şi cea olografă doar în următoarele cazuri: 

• documentul a fost semnat cu o semnătură electronică avansată emisă de o autoritate sau o instituţie publică din România
• documentul a fost semnat cu o semnătură electronică avansată emisă de un prestator de servicii de încredere calificat sau de un prestator de servicii de încredere necalificat, care a fost notificat în prealabil la ADR
• părţile au agreat în mod expres, printr-un înscris distinct, semnat cu semnătură olografă/semnătură electronică calificată, faptul că vor conferi semnăturii electronice avansate efectele juridice ale semnăturii olografe. 

3. Efectele juridice ale semnăturii digitale/electronice calificate (QES)

Semnătura electronică calificată este singura semnătură electronică echivalentă cu semnătura olografă, din punct de vedere juridic. Astfel, orice document electronic semnat cu o semnătură electronică calificată este asimilat, din punct de vedere juridic, cu înscrisul sub semnătură privată.

Prin urmare, indiferent că vorbim despre un contract de muncă (B2C), contract de prestări servicii (B2B) sau documente în relația cu instituțiile publice (B2G), semnătura digitală/electronică calificată (QES) va produce aceleaşi efecte juridice ca semnătura olografă, sigiliul electronic calificat conferit de certificatul digital fiind asimilat unui înscris autentic. 

Dacă ești antreprenor sau freelancer, QES este alegerea sigură atunci când semnezi contracte comerciale, documente de muncă, acte către autorități sau documente fiscale. Semnătura avansată rămâne utilă pentru procese interne și documente cu risc mediu, mai ales atunci când părțile convin explicit asupra efectelor.

Dacă ai nevoie de ajutor cu modificări 100% online pentru firma ta sau cu o contabilitate complet digitală, poți conta pe echipa StartCo. Ne ocupăm noi de toată birocrația și te ghidăm inclusiv în alegerea tipului de semnătură potrivită.