Cum să rezervi corect denumirea unui PFA/SRL?

Atunci când vrei să înființezi o firmă (indiferent de forma juridică), unul dintre primii pași este verificarea disponibilității și rezervarea denumirii. Înainte ca o denumire să poată fi atribuită, ONRC verifică dacă nu există deja o firmă cu același nume (sau suficient de similar încât să creeze confuzie).

Abia după ce denumirea este rezervată se poate trece la întocmirea restului de documente pentru înființare. Dacă nu ești hotărât(ă) asupra numelui, poți folosi generatorul de nume StartCo ca să găsești rapid variante mai distinctive (și mai ușor de rezervat).

Cum poți rezerva denumirea firmei?

Ai 4 variante pentru a rezerva un nume de firmă:

• Online, prin serviciul dedicat ONRC de verificare/rezevare denumire
• Online, prin Formulare tip (flux care poate necesita semnătură electronică calificată)
• La ghișeu, la oficiul registrului comerțului (ORCT)
• Prin e-mail / fax / poștă (cu mențiunea că, dacă soliciți transmiterea prin poștă, apare tariful auxiliar)
• Online, cu ajutorul aplicatiei StartCo, direct la infiintarea firmei

Reguli rezervare denumire firmă PFA/II/IF

În cazul firmelor de tip PFA (Persoană Fizică Autorizată) și II (Întreprindere Individuală), denumirea firmei se compune din numele complet al titularului, urmat de sintagma „Persoană Fizică Autorizată”, respectiv „Întreprindere Individuală” (spre exemplu, Popescu Ion Persoană Fizică Autorizată/Popescu Ion Întreprindere Individuală).

De multe ori însă se întâmplă ca o altă persoană cu același nume să aibă deja o firmă înmatriculată și din această cauză denumirea să nu fie disponibilă. Atunci când nu este posibilă rezervarea denumirii firmei cu numele complet al titularului, există următoarele alternative:

• Numele + inițiala prenumelui titularului – conform legii (art. 34 din Ordinul MJ 2594 din 2008), denumirea unui PFA/II poate fi formată și din numele persoanei + inițiala prenumelui urmat de sintagma Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală (spre exemplu, Popescu I. Persoană Fizică Autorizată/Popescu I. Întreprindere Individuală). 
• Numele complet al titularului + inițiala tatălui – o altă alternativă este completarea numelui titularului cu inițiala prenumelui tatălui (astfel, luând exemplul numelui de mai sus, dacă prenumele tatălui ar fi Mihai, atunci denumirea firmei ar putea fi Popescu M. Ion Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală).
• Numele complet al titularului+ inițiala mamei – Dacă nici varianta cu inițiala tatălui nu este disponibilă, se încearcă, în același mod prezentat mai sus, cu inițiala mamei.
• Alte alternative – Dacă niciuna din aceste variante nu funcționează, situația devine mai problematică și este recomandat fie să mergi direct la ghișeu pentru a face rezervarea, fie să suni în prealabil la Oficiul Registrului Comerțului din județul în care va fi înființată firma pentru a-i întreba cum să procedezi cu rezervarea. Asta deoarece deși există variante alternative pentru situația prezentată mai sus,  în functie de județul în care va fi înființată firma, cei de la Registru au propriile preferințe cu privire la alegerea unei denumiri adecvate. Conform legii, se poate alege una din următoarele 3 variante:
  • Denumirea se completează cu inițialele ambilor părinți – continuând exemplul de mai sus și presupunând că prenumele mamei este Ana, denumirea ar deveni Popescu M. A. Ion Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală.
  • Denumirea se completează cu prenumele întreg al unui părinte (de obicei al tatălui, iar dacă nici această variantă nu este liberă, cu prenumele mamei) – în același exemplu, denumirea firmei ar fi Popescu Mihai Ion Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală sau Popescu Ana Ion Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală.
  • Denumirea se completează cu o altă mențiune care are rolul de a identifica titularul sau activitatea desfășurată – spre exemplu, dacă vrei să desfășori activități în consultanță IT, se poate adăuga sintagma consultant IT; dacă vrei să desfășori servicii de curierat se poate adăuga precizarea curier, ș.a.m.d. Astfel, o altă variantă a denumirii firmei ar putea fi Popescu Ion Curier Persoană Fizică Autorizată/Întreprindere Individuală.

Reguli rezervare denumire firmă SRL

La rezervarea denumirii pentru înființarea unui SRL nu există atât de multe variante alternative ca la PFA, însă foarte multă atenție trebuie acordată denumirilor similare cu cea pe care vrei să o rezervi, întrucât denumirile care nu prezintă suficiente elemente distinctive față de alte denumiri existente nu vor fi acceptate.

Problema este, iarăși, aceea că legea nu specifică în mod clar ce înseamnă suficiente elemente distinctive, astfel încât se lasă loc de interpretare. Din acest motiv, mai ales atunci când procedura de rezervare denumire firmă se efectuează online, este bine să cunoști cât mai multe reguli și bune practici despre acest subiect. De obicei (din experiența efectuării multor rezervări pentru Registre din toate județele țării), am constatat că trebuie să existe cel puțin 5 litere distincte între denumirea ce se dorește a fi rezervată și denumirile prezentate ca fiind similare.

De reținut: Chiar dacă o denumire este disponibilă și poate fi rezervată, acest lucru nu garantează faptul că ea va fi acceptată de către persoana care soluționează dosarul! Indiferent dacă denumirea a fost rezervată la ghișeu sau online, persoana desemnată cu soluționarea dosarului poate refuza denumirea rezervată, dacă aceasta consideră că cerințele legale nu sunt respectate.

Ce înseamnă elemente de distinctivitate?

ONRC explică distinctivitatea ca idee generală: numele ar trebui să fie suficient de diferit ca să nu creeze confuzie. Astfel, nu reprezintă elemente de distinctivitate:

• articularea cuvintelor;
• inversarea ordinii cuvintelor care au intrat în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate;
• dublarea uneia sau mai multora dintre literele ori cifrele care au intrat în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate;
• adăugarea sau eliminarea adverbelor, prepoziţiilor, conjuncţiilor, numerelor, semnelor de punctuaţie şi a altor particularităţi similare, având o semnificaţie vagă, precum şi a abrevierilor care nu sunt de natură să schimbe înţelesul denumirii;
• utilizarea unor cuvinte diferite din punct de vedere semantic, dar identice fonetic;
• folosirea unor prescurtări ale cuvintelor care intră în componenţa unei firme înregistrate sau rezervate;
• utilizarea simbolurilor echivalente literelor şi cuvintelor, de exemplu, @, #, n, % etc.;
• utilizarea/neutilizarea diacriticelor;
• adăugarea, eliminarea sau înlocuirea unei părți din denumirea înregistrată sau rezervată, dacă adăugarea, eliminarea sau înlocuirea nu schimbă înțelesul firmei sau utilizarea cuvintelor „grup”, „holding”, „company”, „trust”, „corn”, „trans” ori altele asemenea;”
• adăugarea cuvântului „România” indiferent de limba în care este redat.

Care sunt cuvintele interzise sau care cer avize?

Firma nu poate conține cuvintele „științific”, „academie”, „academic”, „universitate”, „universitar”, „școală”, „școlar” sau derivatele acestora. ONRC include explicit și termeni asociați profesiilor juridice: „notar”, „executor”, „avocat”, „consilier juridic”, „consultanță juridică” (și altele similare).

Firma care conține cuvintele „național”, „român”, „institut” sau derivatele acestora ori cuvinte sau sintagme caracteristice autorităților și instituțiilor publice centrale ori locale poate fi utilizată numai cu acordul Secretariatului General al Guvernului, respectiv al prefectului.

Ghid practic rezervare denumire firmă SRL online

Pașii depind de fluxul folosit, dar ideea e aceeași:

1. Intri pe portalul ONRC (serviciu dedicat de verificare & rezervare)
2. Completezi cererea și pregătești 3 variante de denumire, în ordinea preferințelor (asta e regula standard în ghidurile ONRC)
3. Trimiți cererea și primești dovada de rezervare. În mod uzual, dovada se eliberează în aceeași zi sau cel târziu a doua zi.

Tip StartCo: pune în cele 3 opțiuni nume cu adevărat diferite între ele, nu variații minore. Îți crește enorm șansa să iei dovada din prima.

Cât timp este valabilă rezervarea de nume?

De obicei rezervarea de nume este valabilă timp de 1 lună de zile (data expirării este înscrisă pe documentul de rezervare). Dacă expiră și nu ai depus dosarul, soluția practică este să refaci cererea (re-rezervare), atâta timp cât denumirea rămâne disponibilă.

La sfarsit, nu uita: atunci când iti deschizi firma cu StartCo, noi ne ocupăm inclusiv de rezervarea denumirii firmei, astfel încât nu ești nevoit să treci prin tot acest proces singur.