Lucrezi din străinătate, dar firma e în România? Uite care sunt riscurile fiscale și cum să le gestionezi

Ești antreprenor remote și ți se pare logic că, dacă firma e înregistrată în România, plătești taxele doar în România și gata. Din păcate, în fiscalitate internațională, lucrurile nu funcționează mereu după bunul simț.

Când tu (sau echipa ta) lucrezi efectiv din altă țară, pot apărea obligații fiscale și acolo, nu doar în România. Iar unele probleme vin fix din lucruri aparent banale: lucrezi din același apartament 8 luni, ai întâlniri cu clienți local, semnezi contracte de acolo etc.

În acest articol vei afla ce e rezidența fiscală, ce e sediul permanent (și cum îți poate muta impozitarea firmei), ce se schimbă la salariu/dividende/contribuții când ești plecat și ce poți face concret ca să reduci riscul.

Cazul lui Andrei: „Nomad Digital” cu bătăi de cap fiscale

Să analizăm împreună următorul caz ipotetic: Andrei este programator și are un SRL în România prin care facturează clienți din Germania. Inițial lucra din București, dar de câteva luni s-a mutat în Berlin, de unde își continuă activitatea. El consideră că situația fiscală e simplă:

• Firma e înregistrată în România, deci plătește toate taxele aici 
• Poate deduce în România cheltuielile făcute în Germania (chirie coworking, utilități) 
• Nu trebuie să declare nimic autorităților fiscale germane 

Din păcate, Andrei se înșală. Din momentul în care s-a mutat în Germania și lucrează de acolo, situația lui fiscală s-a complicat semnificativ. Să vedem de ce.

Ce este sediul permanent?

Probabil n-ai auzit de conceptul de sediu permanent dacă nu ești contabil sau consultant fiscal. Acest concept este esențial de înțeles pentru oricine lucrează din străinătate dar are firma în România, deoarece afectează direct obligațiile fiscale în ambele țări.

Sediul permanent reprezintă, pe scurt, un loc fix de activitate prin care o companie își desfășoară activitatea într-o altă țară decât cea în care este înregistrată. Practic, dacă Andrei lucrează din Berlin pentru firma lui românească, el ar putea fi obligat să înregistreze un sediu permanent în Germania. De ce? Pentru că autoritățile fiscale germane pot considera că, din moment ce Andrei își desfășoară activitatea în Germania, trebuie să plătească taxe acolo.

Când trebuie să declari un sediu permanent în altă țară?

Trebuie îndeplinite simultan câteva condiții:

• Există un loc fix de activitate (un birou, un spațiu de coworking sau chiar apartamentul personal)
• Prezența în acea țară are un caracter de durată (de obicei peste 6 luni)
• Se desfășoară activitate economică efectivă prin acel loc

Sediul permanent nu este o entitate care există de la sine – trebuie să-l înregistrezi oficial când situația o impune. Gândește-te la el ca la o obligație fiscală care se activează când îndeplinești anumite condiții de prezență și activitate într-o țară străină. Autoritățile fiscale sunt foarte atente la aceste situații.

Unde plătești taxe?

Dacă mergem mai departe cu exemplul lui Andrei:

• Din perspectiva României: ANAF vede firma lui Andrei ca rezident fiscal român, care trebuie să plătească impozit pentru toate veniturile, indiferent de unde provin. Pentru ANAF, faptul că Andrei lucrează fizic din Germania e mai puțin important – compania lui e aici, deci plătește taxe aici.
• Din perspectiva Germaniei: Fiscul German are o altă viziune. Ei văd o persoană care stă în Germania, desfășoară activitate economică de pe teritoriul lor și generează profit. Din perspectiva lor, această situație creează obligația de a înregistra un sediu permanent în Germania și de a plăti taxe acolo. Nerespectarea acestei obligații atrage atenția autorităților și poate duce la consecințe fiscale serioase.

Care sunt riscurile fiscale când lucrezi din străinătate cu firma în România?

1) Problema deductibilității cheltuielilor

Încă o situație problematică des întâlnită în practică: Andrei crede că poate deduce toate cheltuielile făcute în Germania (chiria coworking-ului, transportul local, utilități) din veniturile SRL-ului său din România. Realitatea fiscală e mai complicată:

• Conform principiilor fiscale, cheltuielile ar trebui deduse acolo unde sunt generate veniturile aferente
• Dacă activitatea ta creează obligația de a înregistra un sediu permanent, cheltuielile făcute în Germania ar trebui deduse acolo, nu în România
• ANAF poate contesta deducerea în România a cheltuielilor care ar trebui alocate unui sediu permanent din străinătate

Exemplu concret: chiria spațiului de coworking din Berlin. Există două situații distincte:

• Dacă situația se încadrează ca o deplasare în străinătate, cheltuiala poate fi dedusă în România, dar necesită documentație completă: ordin de deplasare, factură pentru cheltuiala respectivă emisă pe numele firmei, dovada plății, și justificarea legăturii cu activitatea economică. În acest caz, suma este deductibilă la calculul impozitului pe profit în România.
• Dacă activitatea ta creează obligația de a înregistra un sediu permanent în Germania, aceste cheltuieli ar trebui deduse acolo, nu în România. Deducerea lor în România te expune riscului ca ANAF să le considere nedeductibile.

2) Riscul unui control fiscal în țara unde lucrezi

Contrar credinței lui Andrei, principalul risc nu e dubla impunere – asta apare doar după ce recunoști că ai obligații în ambele țări. Principalul risc e că autoritățile fiscale din țara unde lucrezi (în exemplul nostru, Germania) să descopere că desfășori activitate economică nedeclarată pe teritoriul lor.

Consecințele pot fi severe:

• Obligația de plată retroactivă a impozitelor pentru toată perioada de activitate
• Penalități și dobânzi semnificative
• Posibile sancțiuni pentru evaziune fiscală (chiar dacă a fost neintenționată)
• Complicații administrative majore pentru regularizare

E ca și cum ai conduce fără permis – nu e o problemă până când te oprește poliția. Doar că, în cazul fiscalității internaționale, amenda poate fi mult mai usturătoare.

Cum eviți dubla impunere dacă ai sediu permanent?

Dacă te conformezi și declari un sediu permanent și în țara unde lucrezi, următoarea întrebare e: cum eviți să plătești taxe de două ori pentru același venit?

Din fericire, România are convenții de evitare a dublei impuneri cu majoritatea țărilor, inclusiv cu toate statele UE. Aceste convenții prevăd mecanisme pentru a te asigura că nu plătești impozit de două ori:

• Metoda creditului fiscal: Impozitul plătit în Germania poate fi scăzut din impozitul datorat în România. Exemplu: Dacă plătești 10.000 EUR impozit în Germania pentru un anumit venit, poți reduce impozitul datorat în România pentru același venit cu aceeași sumă.
• Metoda scutirii: În anumite situații, venitul impozitat într-o țară poate fi scutit de impozitare în cealaltă.

Important: Aceste mecanisme nu se aplică automat – trebuie să le soliciți activ și să prezinți documentație corespunzătoare (certificate de rezidență fiscală, dovezi de plată a impozitului etc.).

Alternativele practice: Cum te pui la adăpost?

1) Înființează o companie locală

Dacă plănuiești să stai mult timp într-o țară, cea mai curată soluție e să înființezi o companie acolo. 

• Pro: Claritate fiscală, fără să te mai complici cu înregistrarea unui sediu permanent
• Contra: Costuri suplimentare de înființare și administrare, relație de tip B2B cu firma din România care trebuie documentată corect

2) Limitează timpul petrecut în străinătate

Dacă timpul pe care îl petreci în cealaltă țară este sub pragul care creează obligația înregistrării unui sediu permanent (de obicei 183 zile pe an), poți evita multe din complicații.

• Pro: Soluție simplă, fără costuri suplimentare
• Contra: Limitează libertatea de mișcare și poate fi greu de implementat practic

Cum iti verifici riscul fiscal?

Răspunde cu DA sau NU la aceste întrebări:

1. Stai în aceeași țară din afară mai mult de 6 luni/an sau repetat, an de an?
2. Ai închiriat pe termen lung un spațiu (apartament/birou/coworking dedicat) din care lucrezi constant?
3. Negociezi/semnezi contracte de acolo sau ai întâlniri cu clienți în mod regulat?
4. Ești singura persoană-cheie și conduci operațional firma din acel stat?
5. Te plătești cu salariu și lucrezi efectiv de acolo (mai ales în UE)?
6. Ai început să ai cheltuieli locale „ca și cum acolo e sediul” (utilități, birou, echipamente)?

Dacă ai cel puțin trei răspunsuri DA, ar fi bine să vorbești cu un consultant fiscal specializat în fiscalitate internațională cât mai curând.

La sfarsit, nu uita ca posibilitatea de a lucra de oriunde e minunată, dar vine la pachet cu complexități fiscale. Iată ce trebuie să reții:

• Doar pentru că firma ta e în România nu înseamnă că plătești taxe doar aici
• Prezența ta îndelungată în altă țară poate crea obligația de a înregistra un sediu permanent acolo
• Fiscul din țara unde lucrezi poate veni în control și descoperi activitatea nedeclarată
• Există soluții pentru evitarea dublei impuneri, dar trebuie să le aplici activ
• Consultă un specialist fiscal local înainte de a te muta, nu după ce primești o notificare de la autoritățile fiscale

Ca să cităm un vechi proverb contabilicesc: „E mai ieftin să previi decât să remediezi problemele fiscale.” (OK, am inventat proverbul, dar ideea rămâne valabilă!)