Ce înseamnă semnătura olografă și electronică, câte tipuri de semnătură electronică sunt și care sunt efectele pe care le produce fiecare?

În ultimii ani atât instituțiile publice, cât și firmele private și-au digitalizat foarte mult procesele de lucru. Astfel, datorită acestor schimbări necesitatea utilizării unei semnături electronice a crescut exponențial, mai ales acum cu obligativitatea transmiterii facturilor în sistemul RO e-Factura. Află din acest articol ce înseamnă semnătura olografă și electronică, câte tipuri de semnătură electronică sunt, și care sunt efectele pe care le produce fiecare.

Ce este semnătura olografă?

Semnătura olografă este o semnătură scrisă de mână care conferă autenticitate legală unui document. Astfel, persoana care semnează olograf un document își asumă răspunderea juridică a datelor înscrise în actul semnat.

Ce este semnătura electronică?

Semnătura electronică este echivalentul digital al semnăturii clasice. Se folosește pentru a valida autenticitatea unor documente în format digital, fiind reglementată prin Legea 455/2001 privind semnătura electronică. Pentru a semna electronic este nevoie de un dispozitiv de creare a semnăturii electronice, semnătura electronică reprezentând o serie de date criptate, în format electronic, atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna.

Conform legislației în vigoare, există trei tipuri de semnături electronice, care se deosebesc între ele prin nivelul de încredere oferit: 

• semnătura simplă
• semnătura avansată 
• și semnătura calificată.

Semnătura electronică simplă

Semnătura electronică simplă este o semnătură cu nivel scăzut de încredere, folosită în situații cu nivel scăzut de risc cu privire la un posibil litigiu. De exemplu, poți folosi o astfel de semnătură în email-uri.

Semnătura electronică avansată

Semnătura electronică avansată este destinată situațiilor care impun un risc mediu cu privire la un posibil litigiu. Astfel, semnătura electronică avansată necesită utilizarea unui certificat digital simplu (nivel mediu de încredere), care 

• permite identificarea semnatarului 
• face trimitere exclusiv la semnatar
• asigură faptul că documentul semnat nu va putea fi modificat (datorită datelor folosite la semnare, orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată).

Cum poți folosi semnătura electronică avansată?

Cu ajutorul acestei semnături poți semna atât e-mail-uri, cât și documente electronice cu nivel mediu de risc. De exemplu, poți semna cereri de concediu, deconturi, avize, devize, procese-verbale, sau chiar contracte.

Semnătura electronică calificată

Cel mai înalt nivel de încredere îl oferă semnătura electronică calificată, care este folosită în relațiile ce implică riscuri mari. Astfel, pentru ca identitatea semnatarului să nu fie pusă la îndoială se folosește semnătura electronică calificată.

Ce este semnătura electronică calificată?

Reprezintă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice. 

Atenție! Pentru ca o semnătură electronică calificată să fie recunoscută trebuie să fie emisă în baza unui certificat calificat emis de un prestatori de servicii de încredere calificat, autorizat și verificat de către autorități.

Cum poți folosi semnătura electronică calificată?

Spre deosebire de celelalte două tipuri de semnătură electronică, această semnătură electronică calificată poate să substituie legal semnătura olografă și astfel, poți semna cu ea

• contracte de credit
• contractele comerciale sau de prestări de servicii
• contractele de muncă și actele adiționale la acestea
• contractul de mandat
• contractele de mediere
• facturile fiscale
• declarații fiscale
• documentele medicale (buletine de analiză, fișe de internare sau externare) 
• sau documente în relația persoanelor fizice și a firmelor cu statul.

Semnătura electronică simplă, avansată, calificată. Care sunt efectele fiecăreia? 

Datorită încrederii oferite de dispozitivul calificat (certificatul calificat digital), semnătura electronică calificată este considerată, conform regulilor europene, singura echivalentă cu semnătura olografă, și mai mult, singurul tip de semnătură electronică recunoscut legal în toate statele membre UE.

Efectele semnăturii electronice simple

Semnătura electronică simplă nu produce aceleași efecte juridice ca cea olografă decât dacă părţile au convenit printr-un înscris distinct, semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, faptul că vor conferi semnăturii electronice simple efectele juridice ale semnăturii olografe. În plus, acest lucru este valabil doar în cazul unui act patrimonial evaluabil în bani cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie.

Efectele semnăturii electronice avansate

Semnătura electronică avansată produce aceleaşi efecte juridice ca şi cea olografă doar în următoarele cazuri: 

• documentul a fost semnat cu o semnătură electronică avansată emisă de o autoritate sau o instituţie publică din România
• documentul a fost semnat cu o semnătură electronică avansată emisă de un prestator de servicii de încredere calificat sau de un prestator de servicii de încredere necalificat, care a fost notificat în prealabil la ADR
• părţile au agreat în mod expres, printr-un înscris distinct, semnat cu semnătură olografă/semnătură electronică calificată, faptul că vor conferi semnăturii electronice avansate efectele juridice ale semnăturii olografe. 

Efectele semnăturii electronice calificate

Semnătura electronică calificată este singura semnătură electronică echivalentă cu semnătura olografă, din punct de vedere juridic. Astfel, orice document electronic semnat cu o semnătură electronică calificată este asimilat, din punct de vedere juridic, cu înscrisul sub semnătură privată. Acest lucru este prevăzut de art. 25 alin. (2) din Regulamentul (UE) nr. 910/2014. 

Prin urmare, indiferent că vorbim despre un contract de muncă (B2C), contract de prestări servicii (B2B) sau documente în relația cu instituțiile publice (B2G), semnătura electronică calificată va produce aceleaşi efecte juridice ca semnătura olografă, sigiliul electronic calificat conferit de certificatul digital fiind asimilat unui înscris autentic.